در اداره ثبت شرکتها فرم نمونه اسناد فوق الذکر موجود است. می توان این فرم های نمونه را از اداره مذکور تهیه و تکمیل کرده و ذیل تمام اوراق باید توسط همه شرکا ( موسسین) امضا شود. سپس هزینه ای بابت تعیین نام شرکت به بانک واریز کرده و چند نام که واژه بیگانه نبوده فاقد سابقه ثبت بوده و دارای معنا و مطابق با فرهنگ اسلامی باشد، انتخاب کرده و به " واحد تعیین نام " اداره مذکور، معرفی و موافقت آن واحد را درباره نام تعیین شده اخذ کرده و سپس همه مدارک به " قسمت پذیرش مدارک " اداره مزبور تحویل و رسید دریافت می شود و موعدی برای گرفتن نتیجه تعیین می شود.
***لازم به تذکر است که امر تعیین نام فقط در تهران انجام می شود و شرکت هایی که در سایر شهرها ثبت می شوند نیز جهت تعیین نام به تهران معرفی می شوند . در صورت کامل بودن مدارک تقدیمی کارشناس اداره ثبت شرکت ها اقدام به تهیه پیش نویس آگهی ثبت نموده و به متقاضیان ثبت یا یکی از شرکا یا وکیل رسمی شرکت تحویل می شود.
جهت تعیین حق الدرج آگهی باید به " نمایندگی روابط عمومی " مراجعه کرد. لازم به ذکر است در صورتی که کارشناس اداره موضوع شرکت را نیازمند کسب مجوز از مرجع خاصی بداند از مرجع مزبور استعلام می نماید. سپس متقاضی باید مبلغی که بابت حق الثبت و حق الدرج آگهی معین می شود. به بانک و حساب تعیین شده واریز کند و پس از آن فیش پرداخت حق الثبت و حق آگهی را به " واحد حسابداری" اداره تحویل و واحد مذکور این امر را در ذیل برگه تقاضانامه درج می کند و بعد مدارک به " واحد ثبت تاسیس و تغییرات " اداره ثبت شرکت ها تحویل و شرکت ثبت می شود.و امضایی دال بر " برابر بودن ثبت با سند " از شرکا یا وکیل رسمی شرکت اخذ می گردد. سپس دو نسخه آگهی به امضای رئیس اداره رسیده و یک نسخه از تمامی مدارک در پرونده شرکت ، ضبط و نسخه دوم جهت نگهداری در شرکت به متقاضی داده می شود و این سند " سند ثبت شرکت " است.
در نهایت متقاضی باید یک نسخه از آگهی را به " واحد روابط عمومی " مستقر در اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی و نسخه دیگر را به دفتر یک روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران واقع در تهران تسلیم کند. با توجه به ماده ۶ نظامنامه قانون تجارت وزارت عدلیه و ماده ۱۹۷ قانون تجارت در ظرف مدت یک ماه از تاریخ ثبت شرکت باید خلاصه شرکت نامه و منضمات آن توسط اداره ثبت در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران و یکی از جراید کثیرالانتشار مرکز اصلی شرکت به خرج خود شرکت، منتشر شود.
تذکر ۱ ) اظهار نامه ثبت شرکت از اوراق بهادار بوده که باید از اداره ثبت شرکت ها تهیه شود. برای دریافت اظهارنامه مزبور باید تقاضانامه ای دایر برقصد تاسیس شرکت، تنظیم شود.
تذکر ۲ ) مرجع ثبت شرکت ها در تهران " اداره ثبت شرکت ها و مالکیت ها و مالکیت صنعتی " که از دوایر اداره ثبت اسناد و املاک است ، می باشد. و در خارج از تهران " اداره ثبت اسناد و املاک " مرکز اصلی شرکت و نقاطی که اداره یا دایره ثبت اسناد وجود ندارد، دفتر خانه اسناد رسمی و اگر مرجع مذکور وجود نداشته باشد. دفتر دادگاه محل است . در صورت اخیر باید تا سه ماه پس از تاسیس اداره یا شعبه اسناد در محل مذکور شرکت را در دفتر ثبت اسناد به ثبت رساند.(تبصره و ماده ۲ نظامنامه قانون تجارت وزارت عدلیه)
تذکر ۳ ) شرکت نامه مذکور باید به صورت رسمی باشد . شرکت نامه نیز حاوی اطلاعات مذکور در فرم تقاضانامه است . به موجب ماده ۵ قانون طرح اصلاحی آیین نامه ثبت شرکت ها مصوب شهریور ماه ۱۳۴۰ ، اداره ثبت شرکت ها در تهران و دوایر ثبت شرکت ها در شهرستان ها، در ثبت شرکت نامه، قائم مقام دفتر خانه های اسناد رسمی هستند. و از این رو برای تنظیم شرکت نامه رسمی ، نیاز به مراجعه به دفتر خانه اسناد رسمی نیست.
تذکر ۴ ) در صورت جلسه مذکور، نکات ذیل درج می گردد. زمان تشکیل جلسه، تصریح به اینکه اساسنامه، اظهارنامه و شرکت نامه به تصویب و امضای کلیه شرکای شرکت رسیده است. تعیین و تصریح اعضای هیات مدیره و مدت مدیریت آنها، تعیین دارندگان حق امضای اسناد تعهدآور شرکت، تصریح به اینکه اعضای مدیر با امضای صورت جلسه مذکور ، قبول سمت می نمایند. تصریح به مبلغ سرمایه شرکت و پرداخت آن از طرف کلیه شرکا و تحویل آن توسط مدیر عامل و اقرار مدیر عامل به وصول سرمایه شرکت تعیین شخصی برای انجام کارهای لازم برای ثبت شرکت.
